企業(yè)打印管理服務(wù)助力于提效率降成本

    在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)滯緩、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的大環(huán)境下，很多企業(yè)都在尋找能夠有效控制成本、開(kāi)源節(jié)流的良方。正如世界很多發(fā)達(dá)國(guó)家一樣，越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)也開(kāi)始通過(guò)將非核心業(yè)務(wù)外包來(lái)提升工作效率、降低成本，目前被應(yīng)用最多的就是企業(yè)打印管理服務(wù)。然而提到企業(yè)打印管理服務(wù),市場(chǎng)有兩種截然不同的服務(wù)形式：一種是將企業(yè)文印設(shè)備的維護(hù)、零配件和耗材的更換等全部交由服務(wù)商負(fù)責(zé)的全包式售后服務(wù)。另一種則是根據(jù)企業(yè)日常文印需求、設(shè)備使用狀況及分布等的全面評(píng)估，對(duì)所有文印設(shè)備進(jìn)行剔除、老舊設(shè)備替換并重新布局，同時(shí)對(duì)所有設(shè)備的使用、維護(hù)等進(jìn)行全面管理，從而實(shí)現(xiàn)更高效便捷的文件輸出、共享、存儲(chǔ)，這種服務(wù)是通過(guò)第三方對(duì)所有文印設(shè)備的整合管理提升業(yè)務(wù)流程，降低文印成本。
    事實(shí)上，第一種全包式售后服務(wù)在文印市場(chǎng)已經(jīng)相當(dāng)普及，包括富士施樂(lè)、惠普、柯尼卡美能達(dá)等廠商都先后推出了相應(yīng)的服務(wù)：客戶每月根據(jù)實(shí)際打印、復(fù)印量支付費(fèi)用，而服務(wù)商則提供設(shè)備日常運(yùn)行所需的零配件和除紙張之外所有耗材以及相關(guān)服務(wù)，并定期主動(dòng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)和耗材更換。這種服務(wù)的最大特點(diǎn)就是能夠確保用戶的文印設(shè)備“永不停印”，并將設(shè)備故障的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)為由服務(wù)商承擔(dān)。這種全包服務(wù)由文印巨頭富士施樂(lè)于10多年前推出后便很快被市場(chǎng)接受和普及，目前已成為文印、快印等行業(yè)采用最多的一種售后服務(wù)模式。
    而國(guó)際公認(rèn)的企業(yè)管理打印服務(wù)則是第二種，它整合了文件印刷、輸出、制作的全過(guò)程，并涉及到遠(yuǎn)程文印管理、文印中心管理、郵件管理、打印外包等服務(wù)內(nèi)容，無(wú)論是在辦公室還是移動(dòng)辦公環(huán)境，通過(guò)企業(yè)打印管理服務(wù)，都可以幫助客戶管理文件流轉(zhuǎn)和使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，提升客戶辦公效率及文件質(zhì)量。對(duì)于這種新型的外包服務(wù)模式，越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到它所帶來(lái)的價(jià)值：首先，文件外包服務(wù)專家可以運(yùn)用精益管理工具明確的評(píng)估出和量化企業(yè)文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本結(jié)構(gòu)變得非常清晰、可控、可衡量,并使得整個(gè)文印的流程被優(yōu)化，讓企業(yè)不用為打印應(yīng)用分散不必要的財(cái)力、物力和人力；其次，從社會(huì)資源的角度，還可以使文印管理更加節(jié)能、環(huán)保和低碳，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用，提升固定資產(chǎn)的利用率。目前，能提供國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)打印管理服務(wù)的廠商只有富士施樂(lè)，因?yàn)樵摲?wù)對(duì)服務(wù)商的產(chǎn)品、解決方案、服務(wù)能力、運(yùn)營(yíng)服務(wù)架構(gòu)都有相當(dāng)高的要求，只有具備豐富的產(chǎn)品和解決方案、專業(yè)的文印管理能力和服務(wù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的廠商，才能通過(guò)企業(yè)打印管理為不同企業(yè)改善業(yè)務(wù)流程、降低整體文印成本、助力企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。
    讓我們通過(guò)廣東省電力設(shè)計(jì)研究院的案例詳盡了解一下企業(yè)打印管理服務(wù)是如何幫助企業(yè)節(jié)省成本、提升效率的。廣東省電力設(shè)計(jì)研究院是位居全國(guó)電力設(shè)計(jì)行業(yè)第2位的大型企業(yè)，每天都有大量的大幅面專業(yè)設(shè)計(jì)圖紙需要打印，還有大量文件需要制作。此前，研究院每年僅用于印制出版的相關(guān)費(fèi)用就有1000多萬(wàn)元，但人手不夠、效率低下等問(wèn)題依然層出不窮。根據(jù)設(shè)計(jì)院面臨的問(wèn)題，富士施樂(lè)為其建立了印制出版服務(wù)站，在原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，增配了富士施樂(lè)生產(chǎn)型彩色數(shù)碼印刷機(jī)DocuColor 8002一臺(tái)，及兩臺(tái)富士施樂(lè)企業(yè)級(jí)高速黑白數(shù)碼多功能機(jī)4112，并配備了專業(yè)的工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。富士施樂(lè)在完成設(shè)計(jì)研究院的全部文檔和圖紙制作的工作流程梳理和優(yōu)化整合后，各部門的各類文件都可交由該服務(wù)站完成。在服務(wù)過(guò)程中，富士施樂(lè)工作人員根據(jù)任務(wù)的不同將文件印制工作分為日常、一般、急、特急幾個(gè)等級(jí)，并由不同的工作小組進(jìn)行整體管理。
    同時(shí)，由于服務(wù)站的所有設(shè)備（包括富士施樂(lè)及其他品牌的文印設(shè)備）都由富士施樂(lè)負(fù)責(zé)維護(hù)，設(shè)計(jì)院徹底擺脫了在設(shè)備日常維護(hù)與保養(yǎng)、機(jī)器故障、零配件與耗材更換等方面的后顧之憂。采用富士施樂(lè)的企業(yè)打印管理服務(wù)后，研究院無(wú)論文印質(zhì)量、效率、還是成本控制，都得到明顯的改善。據(jù)統(tǒng)計(jì)，其印制出版的工作準(zhǔn)確率達(dá)到99.78％；包括設(shè)備購(gòu)置、設(shè)備維護(hù)和耗材及紙張?jiān)趦?nèi)的整體成本降低15％左右。
    毫無(wú)疑問(wèn)，企業(yè)打印管理服務(wù)可以通過(guò)非核心業(yè)務(wù)——文印管理的外包帶給企業(yè)更優(yōu)的投入產(chǎn)出比，不失為企業(yè)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)“瘦身”、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效舉措。而對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，在選擇服務(wù)時(shí)，更需要根據(jù)自己的需求謹(jǐn)慎辨別企業(yè)打印管理外包服務(wù)和文印設(shè)備的售后服務(wù)，才能選到最合適的服務(wù)模式。